Трудоустройство сотрудников, работа с документами, контакт с клиентами – важные части бизнес-процессов, но необязательно выполнять их должен человек. С помощью внедрения RPA выполнение всех этих задач можно сделать быстрее и эффективнее.
Интерес к RPA и нужно ли роботизировать бизнес
В последние годы роботизацией бизнес-процессов стали интересоваться как крупные компании, так и представители малого и среднего бизнеса. Это объясняется желанием компаний повысить эффективность своей работы и увеличить прибыль. Роботы для таких целей – выгодная выгодной инвестиция. Один цифровой сотрудник может стабильно и точно выполнять задачи нескольких человек.
С развитием технологий процесс роботизации более простым процессом, не занимающим много времени. На внедрение уходит от 2 недель до 2 месяцев.
RPA-технологии будут эффективными, когда их внедрение действительно необходимо. Убедиться в необходимости можно после детального анализа.
Перед роботизацией бизнес должен определить:
- Какие сферы страдают больше всего.
- Причины недостаточного результата – для этого важно определить самый слабый бизнес-процесс.
- Оценить прибыльность процесса и затратность его выполнения – если важные процессы не приносят прибыли и отнимают у сотрудников много времени, то роботизация поможет это исправить.
- Определить структуру бизнес-процесса – если процесс состоит из одинаковых и шаблонных задач, которые нужно выполнять несколько раз в день или неделю, то робот сможет делать это вместо сотрудников.
Какие элементы бизнеса может взять на себя робот для бизнеса
Отдел бухгалтерии
Документооборот, оценку корректности заполненных форм, составление отчетности и расчетных счетов сотрудников можно передать в цифровые руки. Эти задачи робот выполняет быстрее и при этом не допускает ошибок.
Кадровый отдел
Для HR-отдела работа с трудоустройством персонала – большая часть работы, которая может занимать не один час. Кроме того, для некоторых сфер текучка сотрудников считается нормальным явлением. Например, для ресторанного бизнеса или для служб доставки. В таких ситуациях HR-специалист находится в постоянном поиске кандидатов и занимается обучением новых сотрудников. Все это требует энергии, которую можно было направить на более важные задачи.
Робот для бизнеса может взять все стандартные обязанности на себя. Он умеет искать и подбирать подходящие резюме, назначать встречу кандидату, оформлять нового сотрудника и даже проводить первичное обучение. Тем временем HR-специалист может направить освободившееся время на работу с мотивацией и повышением качества работы сотрудников.
Снабжение
Робот анализирует количество оставшегося товара. При необходимости начинает поиск поставщика и оформляет заявки. Если поставщик новый, робот проверит его на благонадежность, снизив риск получения некачественного товара.
Для удобства менеджера робот собирает все данные о закупках в одну таблицу. Если поставщик проверенный, робот запросит у него актуальные цены и автоматически поменяет данные в прайс-листе.
Оператор службы доставки
Оператор службы доставки – актуальный помощник для ресторанного бизнеса. Робот умеет принимать заказы со всех каналов – сайт заведения или сети, DeliveryClub, YandexEda, Chibbis, боты в мессенджерах.
После получения заказов робот автоматически распределяет их по точкам. Удобно будет не только клиентам и менеджерам, но и доставщикам. Они будут автоматически получать сообщение от RPA-бота в Telegram.
Маркетинг
В маркетинговом отделе робот тоже заметно снимает нагрузку со специалистов. Цифровой сотрудник может готовить отчеты об успешности рекламных кампаний, получать в обработку отзывы клиентов с любого источника.
Робот с модулем машинного обучения умеет отличать негативный отзыв от положительного и даже предлагать сотрудникам варианты решения ситуаций. Благодаря этому отдел маркетинга больше погружается в продвижение проекта, что выгодно для бизнеса.
Примеры внедрения и результаты роботизации в бизнес-процессах
На сегодняшний день робот сможет «устроиться» практически на любую работу. Например, среди клиентов PIX есть крупные государственные компании, строительные фирмы, ритейловые сети и не только.
Одним из наших клиентов была фармацевтическая компания. Внедрение платформы PIX позволило ей запустить в работу одного робота, который освободил от рутины десятки сотрудников. Роботизация была нужна для обработки обращений клиентов по недовложениям, пересортице или излишкам.
Программный робот работает по простому алгоритму:
- Автоматическая проверка претензий клиентов;
- Отбор обращений по категориям;
- Проверка обращения;
- Удовлетворение или отклонение заявки;
- Закрытие обращения.
Раньше этой задачей занималась целая команда операторов из 45 человек. Каждый месяц они обрабатывали почти по 5 тысяч заявок. Один робот смог выполнять работу всей команды.
Цифровой сотрудник выполняет задачи в десятки раз быстрее. До его запуска одна заявка обрабатывалась от 15 до 60 минут, а после запуска на каждое обращение стало уходить по 1 минуте.
Другой пример – внедрение оптимизации отдела продаж. Сотрудникам был нужен программный робот для создания записей по конкурентной закупке запасных частей или расходных материалов в систему. Робот регулярно проверяет почту и при наличии писем о конкурсных процедурах переходит на тендерную площадку. Если площадка имеет капчи, то робот самостоятельно их обходит.
Затем цифровой сотрудник находит нужную процедуру и вносит информацию о ней в Bitrix CRM. До роботизации на эту задачу у отдела продаж ежедневно уходило около 4 часов. Робот справляется с этим примерно за 12 минут.
Робот работает практически самостоятельно. Сотрудники привлекаются только в исключительных случаях.
Преимущества роботизации бизнеса
- Работа сотрудников становится легче, что повышает лояльность персонала
- Скорость выполнения работ увеличивается с нескольких часов до нескольких минут
- Зависимость бизнеса от человеческого фактора становится минимальной
- Клиентам становится проще взаимодействовать с бизнесом
- Можно внедрить сразу несколько программных роботов и снять нагрузку со всех шаблонных процессов
Результатом успешной роботизации станет развитие бизнеса – компании смогут больше времени уделять продвижению и увеличению прибыли без отвлечения на шаблонные задачи.