Работа с документами – трудоемкий процесс. Он требует постоянной концентрации внимания, перепроверок на правильность заполнения данных и оперативного реагирования на поступление новых документов. В пиковые периоды загруженности процессы идут медленнее из-за большого объема работы.
Виноваты ли в этом сотрудники? Нет. Концентрация на одних и тех же задачах приводит к повышенной утомляемости, поэтому случаются ошибки. Сейчас эта проблема успешно решается современными технологиями. На место людей работать с документами «приходят» роботы. И делают они это с максимальной точностью. Роботизация стала шагом вперед в рутинных процессах документооборота.
Почему роботизация бизнес-процессов документооборот
Для начала стоит сказать, почему этому процессу в целом необходима роботизация.
Сотрудник компании может быть хорошим специалистом и выполнять свою работу на достойном уровне. Но при постоянном выполнении однотипных задач человеческий фактор может дать сбой. Например, неправильное составление отчетов и расчет сотрудников. Если работа с документами происходит каждый день, а сама документация однотипная, то глаза просто «замыливаются». Из-за этого и возникают ошибки.
Для некоторых специальностей трата времени на рутину не сказывается положительно. Например, с документацией часто работают менеджеры HR. Им нужно искать и оформлять новых сотрудников, следить за эффективностью работы всего коллектива.
Задач много, а в крупных компаниях с объемом могут не справиться даже несколько человек. Такая нагрузка снижает продуктивность и приводит к выгоранию сотрудников.
В таких ситуациях нужна роботизация. Робот станет новым членом коллектива и сможет работать каждый день в любое время суток. Длительное время работы не скажется на результате. Более того – ошибки в документах пропадут, а сам процесс станет намного быстрее. Параллельно этому сотрудники смогут заняться задачами, на которые раньше не хватало времени.
В каких направлениях документооборот можно и даже нужно роботизировать
Наиболее актуальна роботизация документооборота в бизнес-процессах для следующих направлений:
- Бухгалтерия
- HR
- Продажи
- Финансы
Что можно роботизировать
Робот выполнит любую задачу, которая всегда состоит из одинаковых и последовательных шагов.
- Выпуск документов – робот формирует и отправляет акты на согласование, выставляет счета и накладные, собирает необходимую информацию для документооборота.
- Автоматизация актов сверки – робот принимает, обрабатывает и отправляет акты, распознает текст, формирует протоколы разногласий.
- Обработка запросов от сотрудников – робот формирует справки 2 НДФЛ, проверяет авансовые отчеты.
- Ведение информативно-справочной информации – робот фиксирует план счетов и добавляет аналитику, управляет данными контрагентов.
- Разноска банковской выписки – робот получает на почту выписки от банка, заносит данные в учетную систему и готовит отчет по движениям денежных средств.
- Формирование отчетности – робот закрывает период в учетной системе, выполняет сверки.
- Аудит и налоговый мониторинг – робот проводит контроль по чек-листам, исполнение запросов от налоговой, подбирает необходимые документы.
Для каких конкретных задач робот актуален больше всего
На основе нашего опыта мы составили список задач, для которых компании используют робота наиболее часто. Вот некоторые из тех, которые применяют в бухгалтерском отделе:
- Формирование авансовых отчетов;
- Подготовка актов сверки;
- Обработка платежных поручений;
- Загрузка данных МСФО;
- Согласование заявок на оплату;
- Составление сопроводительных писем.
Есть ли эффект от роботизации документооборота в бизнес-процессах
Лучше всего разобрать эффективность на примерах. Для этого возьмем опыт нашего клиента – одной из крупнейших в России страховых компаний «Ингосстрах».
Компания внедрила программное обеспечение PIX и роботизировала процедуру прямого возмещения убытков. Раньше этим занимался полноценный отдел из 10 человек.
Спрограммированный робот действует по следующему принципу:
- запускает программу распознавания сканированных документов;
- распознает акт от СТО;
- оценивает правильность и корректность документа;
- проверяет приложенные документы на соответствие требованиям;
- если заявка не проходит проверку, робот отправляет запрос второй страховой компании. Если ошибок нет, то завершает обработку и указывает на корректность документа.
Результатом внедрения RPA стало многократное ускорение работы с заявкой. Цифровой сотрудник работает в любое время суток и без выходных, а работу с системой выполняет в 10 раз быстрее. Сейчас этот робот обрабатывает по несколько тысяч заявок в неделю. 70% из них не нуждаются в контроле со стороны специалистов.
Опыт использования PIX RPA в других проектах тоже показал свою эффективность:
- Робот для работы с системами электронного документооборота и с базой 1С сократил время сбора отчетности для налоговой службы с 2,5 часа до 1 часа – робот сам собирает необходимую информацию, формирует реестр и отправляет бухгалтеру.
- Робот RPA с подключенным модулем машинного обучения сократил процесс классификации платежей с 2-3 часов до 1 минуты – робот подбирает и проставляет статьи движения средств и аналитики
- Один робот PIX для регулярной сверки расчетов между компанией и ее поставщиками смог освободить от рутинной работы сразу 30 бухгалтеров – робот получает акт сверки, сам запрашивает и получает из 1С акты сверки с поставщиком и затем формирует протокол разногласий.
Преимущества роботизации документооборота
Внедрение цифрового сотрудника дает множество преимуществ. Главные из них:
- время на выполнение задач сокращается в разы;
- появляется возможность запрограммировать сценарии робота под разные задачи в зависимости от наиболее энергозатратных элементов бизнес-процесса;
- ошибки в отчетах практически не встречаются или отсутствуют вовсе;
- сотрудники выполняют интеллектуальные и креативные задачи вместо однообразной работы с документами.
Сделайте свой бизнес эффективнее с помощью российской платформы PIX RPA. На нашем сайте можно записаться на бесплатное обучение для знакомства с платформой и быстрого внедрения робота.
