RPA становится популярнее, но вопросы об этой технологии остаются. В статье даем ответы на популярные из них.
Что такое RPA?
RPA, или Robotic Process Automation — это автоматизация бизнес-процессов с помощью программных роботов. Роботы RPA заменяют человека на рутинных задачах и помогают сократить затраты на эти процессы. Например, есть отдел, который ежедневно получает электронные письма с данными от клиентов. Сотрудники должны открывать письма, считывать информацию и вносить ее в базу данных. Это довольно монотонная и времязатратная работа. Вот здесь и пригодится RPA — роботы возьмут этот процесс на себя и выполнят задачи быстро и без ошибок.
RPA-платформа состоит из трех компонентов:
- Студия — рабочее пространство, где RPA-разработчик выстраивает алгоритм работы роботов, прописывает отклонения и исключения.
- Программный робот, или цифровой сотрудник — сам алгоритм, который создали в Студии. Робот выполняет задачи 24/7, не устает и может работать с любыми источниками данных.
- Мастер (оркестратор) — пространство, где можно отслеживать работу всех запущенных роботов, выстраивать связи между ними, оперативно получать информацию об ошибках.
Какие бизнес-процессы можно автоматизировать с помощью RPA?
RPA позволяет автоматизировать практически все бизнес-процессы, которые имеют четкий алгоритм. Чаще это рутинные задачи, связанные с документооборотом и мониторингом: например, отслеживание цен у конкурентов, отправка счетов, расчет зарплаты.
Сейчас роботов все чаще используют и для более серьезных задач. Например, на производственных предприятиях роботов можно настроить так, чтобы они отслеживали соблюдение техники безопасности: работает ли сотрудник в каске и исправно ли оборудование.
На примере разных отраслей и направлений мы рассказывали о задачах, которые может покрыть RPA-роботизация. Чтобы узнать подробнее, выберите и перейдите на интересующую тему:
Нужно ли менять информационные системы при внедрении RPA?
Нет. Если при классической автоматизации может потребоваться внедрение новых систем, то роботы могут работать поверх текущих. Это возможно благодаря работе с IT-системами не через API или интеграционную шину, а через графический пользовательский интерфейс. То есть робот так же, как и человек, заходит в программы или на сайты, нажимает на кнопки и поля заполнения.
Работа программных роботов через графический интерфейс экономит время и деньги на внедрение и позволяет сотрудникам работать с привычными программами без необходимости переучиваться.
В случае с PIX RPA есть еще два важных преимущества — нативная интеграция с российскими программами «1С» и возможность установить RPA-платформу на Linux. При внедрении роботов компаниям не потребуется отказываться от этих программ или операционной системы.
Подойдет ли RPA для малого/среднего бизнеса?
Да. Для RPA нет ограничений по масштабу компании, отличаться может только количество запущенных роботов. Поэтому если есть задачи, которые нужно роботизировать и есть потенциал экономической выгоды, то стоит задуматься о внедрении RPA-платформы.
Как понять, что технология RPA подойдет компании?
Нужно определить, есть ли в бизнес-процессах рутинные однотипные задачи, которые нужно выполнять регулярно. Как правило, они есть практически во всех компаниях, а подробнее о том, как правильно отбирать процессы мы рассказывали в этой статье.
Чтобы наверняка определить необходимость в оптимизации, проводится аудит. Он позволит отобрать процессы, которые наиболее остро нуждаются в автоматизации, чтобы запущенный робот был максимально загружен работой, а не стоял без дела.
Как быстро внедряется RPA в компании?
Скорость внедрения RPA-платформы зависит от сложности бизнес-процесса. Обычно внедрение начинается с пилота — простого проекта, при котором автоматизируется один или несколько небольших бизнес-процессов. Это нужно, чтобы компании могла оценить эффективность решения на личном опыте и затем масштабировать роботизацию.
На запуск пилота может хватить и одной недели. Если требуется масштабная роботизация и уже есть большой список процессов под роботизацию, то потребуется больше времени.
Важно отметить, что сама по себе роботизация — это не разовая задача. Чтобы получить максимум выгоды от внедрения RPA, нужно регулярно отслеживать бизнес-процессы в компании. Так удастся находить все новые и новые задачи, которые можно поручить роботам.
Насколько быстрее робот выполняет задачу в отличие от человека?
Скорость выполнения зависит от самой задачи:
- Есть задачи, которые сами по себе не требуют много времени — например, распределять отзывы клиентов между положительными и негативными. С помощью роботов такие процессы можно ускорить в 2-3 раза.
- Есть задачи, выполнением которых занимается несколько или даже десятки сотрудников — например, обработка обращений клиентов. Один робот может ускорить выполнение подобных задач в 5, 10, 20 и даже 60 раз.
Самое важное, что после роботизированной автоматизации процессов сотрудники смогут переключиться на более важные задачи, а их участие в рутинных процессах станет минимальным.
Конкретные результаты роботизации бизнес-процессов на примере реальных компаний можно посмотреть в разделе «Кейсы».
Как следить за работой цифрового сотрудника?
Чтобы смотреть, справляется ли программный робот с задачей, у RPA-платформ есть Мастер. Это компонент, где можно смотреть эффективность каждого робота: как часто он запускается, нет ли ошибок в его работе.
Кроме того в Мастере можно выстраивать алгоритм работы из нескольких роботов и смотреть, как они работают в связке. Для корректной работы Мастера нужно работать с актуальной версией компонента и обновлять его при выходе нового релиза.
Еще один способ следить за работой роботов — BI-система. В ней можно делать отчеты о работе роботов и смотреть, сколько времени они тратят на задачи, какой процент невыполненных задач имеют, сколько выполняют операций или другие интересующие показатели. Отчет можно настроить под специфику и задачи конкретной компании.
Узнать больше о PIX BIКакое количество роботов может внедрить одна компания?
Ограничений на количество роботов нет, главное, чтобы в них была необходимость. Так эффект от роботизации процессов будет более заметным: как по скорости выполнения задач, так и по экономической выгоде.
Может ли робот обучаться?
Да, если RPA-платформа имеет технологию машинного обучения. В таком случае робот может обрабатывать поступающую информацию и на ее основе принимать решения, которые соответствуют правилам бизнеса.
Чем RPA отличается от ИИ?
Искусственный интеллект имитирует работу мозга человека — предлагает решение задач, принимает решения, обучается. Программный робот же работает не «головой», а «руками» — выполняет задачу по заранее построенному алгоритму.
ИИ и RPA могут работать в одной связке. Например, с модулем машинного обучения, о котором говорилось выше, программный робот может принимать решения на основе загруженной базы правил. Также робот может работать с ChatGPT. Подробнее об этом мы рассказывали здесь.
Можно ли внедрить бесплатного робота RPA?
Да. Можно скачать демоверсию PIX RPA и запустить первого робота. Платформу можно использовать в коммерческих целях.
Скачать демоверсию PIX RPA — здесь.
Что такое функции робота и сколько их может быть?
Функции робота — это список действий, которые робот совершает для выполнения задачи. То есть это каждый шаг в алгоритме выполнения задачи. Например, зайти в программу, нажать на форму заполнения данных, ввести пароль, нажать на кнопку «Вход» и пр. Таких действий может быть неограниченное количество. Кроме того робот может подключать к выполнению задачи и других роботов.
Какие расходы нужно учесть при внедрении роботов?
При планировании внедрения можно выделить две статьи расходов:
- Стоимость лицензии — у вендоров различается как стоимость лицензии, так и условия лицензирования.
- Команда — внедрением программных роботов может заниматься как команда внутри компании, если у нее есть нужные компетенции, так и внешние интеграторы.
Список компаний-интеграторов, которые занимаются внедрением PIX RPA, можно посмотреть в разделе «Партнеры».
Когда ждать окупаемости затрат на роботизацию?
Сроки окупаемости индивидуальны, так как зависят от того, сколько стоит RPA, сколько процессов роботизировали и какие затраты на них выделяют каждый месяц. По опыту нашей команды, RPA-платформа начинает окупаться в течение 9 месяцев.
Если есть другие вопросы, обращайтесь к нам
Команда PIX готова ответить на интересующие вопросы о роботизации с RPA. Вы можете задать их в чате на сайте или позвонить нам. Также у нас есть чат в Telegram, где находится более тысячи человек, которые интересуются технологиями RPA или уже работают с ними.
