Комбинация RPA и BPM

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)

Каждый из бизнес-процессов имеет свой алгоритм. Но сложные процессы без утвержденной последовательности замедляют выполнение задач. Чтобы такого не было, компании внедряют BPM-системы.

BPM (Business Performance Management) – это система, в которой можно создать алгоритм бизнес-процесса. В системе бизнес-аналитик выстраивает четкие логические цепочки из последовательных задач, организовывает взаимодействие между сотрудниками разных подразделений, контролирует исполнительность персонала. По итогу использование BPM помогает максимально стандартизировать каждый регулярный бизнес-процесс в компании.

Сейчас спрос на эти системы продолжает увеличиваться. Издание CNews со ссылкой на зарубежные исследования передает, что с 2022 по 2026 годы мировой рынок BPM будет ежегодно расти в среднем на 6,26%.

Как правило, BPM-системы не требуют знаний в сфере программировании, поэтому аналитикам удается быстро смоделировать процессы и делегировать каждую задачу соответствующему сотруднику.

BPM можно интегрировать в текущую IT-систему бизнеса и значительно расширить ее функционал.

Что такое роботизированная автоматизация процессов (RPA)

RPA (Robotic Process Automation) представляет собой программное обеспечение, в котором можно прописать и запустить цифрового сотрудника – робота.

Программные роботы имитируют работу человека за компьютером. Они так же делают клики, вводят запросы в поисковые системы, копируют и вставляют данные.

UX-элементы не останавливают цифровых сотрудников. Роботы умеют нажимать на кнопки, смотреть раскрывающееся меню и свободно пользоваться сайтами. Это позволяет настроить взаимодействие робота с программами и ресурсами на уровне пользовательских интерфейсов и не нарушать целостность текущей IT-системы.

Чтобы программный робот приносил бизнесу пользу, нужно выбрать процесс, который имеет статичную структуру и регулярно повторяется. Чем больше таких процессов, тем больше задач удастся передать роботам.

Разница между BPM и RPA

Разница этих решений в назначении. BPM можно считать «мозгом», а RPA руками. В системе управления бизнес-процессами создается алгоритм процесса. Он состоит из нескольких задач. Если эта задача под силу роботу, то система делегирует работу ему. Робот же получает и быстро выполняет задачу.

Важно учитывать, что связка BPM и RPA может быть эффективнее, чем использование каждого решения по отдельности. Например, в BPM-системе поставили процесс мониторинга цен на сайтах конкурентов. Без RPA эта задача поступит сотруднику, которому придется открывать несколько сайтов и оценивать стоимость каждого товара. На это могут уйти часы. Передача этой же задачи роботу в разы сэкономит время. Цифровой сотрудник не упустит никаких данных и не допустит ошибок, пока человеку можно поручить более интеллектуальную работу. Так, робот PIX внедрялся в фармацевтическую компанию и ускорил процесс мониторинга цен в 4 раза.

Обратный пример – в компании есть RPA-технологии, но нет алгоритма задач. Допустим, робота настроили на проведение актов сверки с контрагентами. Он начинает работу с проверки почты на наличие письма контрагента. Если письмо есть, робот смотрит, есть в нем файл xls. Если файл есть, робот продолжает работу по сценарию, если файла нет – прекращает выполнение задачи.

Если бы робот был в связке с BPM, то аналитик мог предугадать отсутствие писем и дополнить процесс новыми сценариями. Например, настроить робота на отправку запроса контрагенту с просьбой выслать нужный файл.

Ниже показан весь пошаговый акт сверки, который выполняет робот PIX.

В BPM-системе можно указать различные сценарии для создания сложных процессов из десятков шагов, что позволит роботу выполнять больше задач.

Совместное использование RPA и BPM

В сети встречается позиция, что RPA и BPM – взаимоисключающие решения и что бизнесу нужно выбирать только одно из двух. Это не так. RPA и BPM – это решения, которые можно и даже нужно использовать вместе. Программные роботы дополняют возможности BPM-системы и делают бизнес эффективнее.

Если BPM выстраивает логику бизнес-процессов, то RPA эти процессы автоматизирует. В BPM-системе можно создать алгоритм бизнес-процессов, определить из них наиболее частые и рутинные для сотрудников и затем поручить роботу.

Совместная работа двух разных решений подойдет любому крупному бизнесу. RPA и BPM впишутся и упростят работу в промышленной сфере, ритейле, ТЭК, финансовой и управленческой отраслях.

PIX и BPM

У нашей RPA-платформы PIX есть внутренний BPM-движок. Он находится в компоненте Master. Там пользователь может оценить работу цифровых сотрудников – какой объем задач они выполнили и какой выполняют прямо сейчас.

Интуитивно понятный интерфейс помогает сделать оценку эффективности максимально быстрой и простой. Кроме того, можно отследить выполнение задачи по этапам.

Встроенная BPM-система позволяет создавать бизнес-процесс, в котором будут участвовать сразу несколько роботов. Создается процесс с помощью блоков. То есть сотруднику не нужно быть IT-специалистом, чтобы изменить структуру бизнес-процесса. Благодаря этому выстраивание работы программных роботов напоминает конструктор.

PIX Master также имеет API. Это значит, что он может освободить лицензии роботов и выполнять задачи по мониторингу почты или других ресурсов.

Кроме возможности корректировать и отслеживать работу, встроенная BPM-система PIX имеет следующие функции:

• Управление очередями задач
• Распределение задач между роботами
• Подключение неограниченного числа роботов
• Составление расписания работы
• Отображение отчетов в виде понятных дашбордов

Помимо этого, с помощью PIX Master и процессного движка RPA PIX можно интегрировать с любой BPM-системой. Например, Bitrix24 и Elma.

Оценить все возможности PIX RPA вы можете уже сейчас. На нашем сайте есть подробная информация о функциях программных роботов, а также возможность скачать демоверсию платформы.