Отрисовка бизнес-процессов: нотации, примеры и пошаговый алгоритм

Визуальное моделирование бизнес-процессов давно стало стандартом и необходимым способом эффективной организации деятельности крупных корпораций. Этот метод являет собой универсальный подход для повышения эффективности взаимодействия как внутри компании, так и с контрагентами. Мы рассмотрим наиболее популярные модели отрисовки процессов в бизнесе и расскажем о конкретных примерах применения.

Что такое отрисовка бизнес-процессов?

Отрисовка бизнес-процессов - это представление деятельности компании в виде визуальных схем: диаграмм, блок-схем, таблиц и иных графических элементов. Бизнес-процессы при этом принято делить на три условные подгруппы.

• Основные процессы - это любая деятельность относящаяся напрямую к производству и реализации продукта.
• Вспомогательные процессы - в эту группу относится вся внутренняя операционная деятельность компании незадействованная напрямую в производстве товара или услуги: документооборот, налоговый учет, выплаты заработной платы, премий, закупка оборудования, комплектующих и расходников.
• Управленческие процессы - это уровень принятия генеральных решений о деятельности компании

Область применения инструмента ограничена только вашими целями.

Отрисовка бизнес-процессов: зачем и когда нужна?

Моделирование и визуализация бизнес-процессов - не просто декларация о намерениях, набор пожеланий и лозунгов. При грамотном использовании этот инструмент позволяет повысить эффективность здесь и сейчас. Разберем на конкретном примере. Представьте - вы управляете сетью пиццерий с собственной службой доставки и узнаете, что существенно уступаете конкурентам в скорости выполнения заказа. Как проблема решается традиционно? Вы нанимаете или назначаете главу службы доставки, чья деятельность будет сводиться к поторапливанию медлительных сотрудников. На выходе вы можете получить краткосрочный эффект, но рискуете создать конфликтные ситуации в коллективе.

Как решить проблему с помощью построения схемы бизнес-процесса? Создайте модель с детально описанной последовательностью действий процесса доставки пиццы:

получение заявки → передача заказа на кухню → изготовление блюда → передача заказа курьеру → путь к клиенту → вручение заказа.

Замерьте среднее время на выполнение каждого пункта и обнаружите конкретные уязвимости - на каких этапах и по каким причинам происходит провисание. Далее определите требуемый срок выполнения каждого этапа. Если настроена автоматическая система трекинга задач, вы сможете в режиме реального времени получать усредненную или детализированную информацию выполнения нормативов непосредственно из модели. Существующие нотации бизнес-процессов, например BPMN 2.0 позволяют это сделать.

Наиболее часто модели применяются в следующих задачах:

• Подготовка компании к автоматизации и первичная автоматизация
• Масштабирование бизнеса, расширение деятельности или выход на новые рынки
• Обучение и интеграция новых сотрудников в рабочие процессы
• Делегирование полномочий, выявление зон перехлеста ответственности отдельных исполнителей, конкретизация ролей в команде сотрудников
• Выявление уязвимостей и точек роста компании

Какие бывают нотации отрисовки бизнес-процессов?

Что такое нотации отрисовки процессов? Это унифицированный язык символов и значений для описания рабочего процесса. В рамках выбранной нотации, сотрудники, которые в жизни могут разговаривать на разных языках будут четко понимать структуру, последовательность процесса и свою роль.

В зависимости от спецификации структуры та или иная нотация будет более комфортной для работы. Наиболее известными на текущий момент являются следующие нотации:

• Workflow - общее обозначение графической отрисовки потока задач(англ. workflow), внутренних связей, последовательностей и взаимозависимостей.
• ArchiMate - один из самых универсальных языков визуализации моделей процессов компании. Подходит для упрощенного описания связей между бизнес-процессами, первичной AI-автоматизации и других задач.
• BPMN - более детальный язык графической визуализации бизнес‑процессов с подробным легендированием. Используется для анализа и автоматизации взаимодействий, росписи рабочих процессов и событий. Существует в двух версиях: версия 2.0 более поздняя и обладает более широким функционалом.
• версиях: версия 2.0 более поздняя и обладает более широким функционалом. UML - гибкий язык, предлагающий диаграммы разного уровня абстракции. В силу своей большей насыщенности техническими терминами ориентирован на разработчиков программного обеспечения.
• EPC - нотация ориентированная на моделирование событийных цепочек. События привязаны к конкретным функциям, выполнение которых инициирует новые события.
• новые события. VAD - способ описания процесса формирования добавленной стоимости продукта.
• DFD - используется для построения диаграмм бизнес-процессов связанных с передачей и хранением информации. Необходима для понимания общей архитектуры и логики системы, а также сокращения числа потенциальных ошибок.
• C4 — нотация на основе UML языка, ориентированная на моделирование архитектуры ПО. Название произошло от используемых в ней четырех уровней абстракции (Context - Контекст, Containers - Контейнеры, Components - Компоненты, Code - Код).

Как отрисовать бизнес-процесс?

1. Определение границ процесса

   Первым шагом в отрисовке бизнес-процесса является обозначение его границ - точки входа и выхода, иначе говоря начало действия и его ожидаемый результат, или варианты возможных результатов. В упомянутом примере с пиццерией, точкой входа будет получение заявки от клиента, а точкой выхода закрытие заказа. Границы не должны быть размытыми или слишком объёмными. Задача модели в данном случае сократить время доставки и описывать только те действия, что связаны непосредственно с ней.

   Получение заказа на пиццу →(...) →(...)→(...) → Вручение пиццы клиенту.

2. Выбор подхода и логики модели

   Далее определяется подход построения модели и логика её работы. В нашем случае разумнее выбрать EPC-нотацию и составить схему сквозных событий, выполнение функций которых будет приводить к новым событиям. Также можно использовать BPMN 2.0, для отрисовки четкого алгоритма действий, с привязкой к разным уровням принятия решений и выполнения задач. Такая модель может быть использована для обучения персонала и создания чек-листов.

3. Добавление элементов

   На следующем этапе последовательно добавляются структурные элементы процесса.

   Получение заказа на пиццу→Передача заказа на кухню→Приготовление блюда→Передача заказа курьеру→Путь к месту вручения заказа→Вручение пиццы клиенту.

   При использовании EPC-модели к каждому событию могут быть привязаны сопутствующие элементы, прямо влияющие на выполнение их функций: Получение оплаты, проверка качества продукта и упаковки, поиск свободного курьера или обращение в курьерскую службу, построение маршрута и другие.

4. Распределение ролей

   Важно прописывать роли сотрудников в схеме. Курьер не должен заниматься готовкой пиццы, а повар искать курьера. В нашем случае это может показаться интуитивно понятным. Но при построении детальной модели внутреннего документооборота большой корпорации или блок-схемы разработки ПО со сложной архитектурой, важно четко фиксировать роли в процессе различных отделов и их сотрудников. Это позволит очертить границы ответственности работников, избежать наслоения и конфликта зон ответственности или “вакуума” в котором ответственная фигура не определена.

5. Проверка модели

   На этом этапе выявляются ошибки, дублирование действий, избыточные операции или иные стоп-факторы.

Примеры построения схем бизнес-процессов

Отрисовка архитектуры системы заказа лекарств в нотации С4

Эта блок-схема визуализирует архитектуру системы заказа лекарств, включая взаимодействие её компонентов и участников. Действие инициируют администратор магазина и клиент - это ключевые роли процесса. В синем контуре располагаются основные элементы системы - клиентское приложение (frontend) и серверная часть (backend), а также базы данных. Вне контура располагаются различные внешние системы, к которым обращается сервер в процессе обработки запроса.

Использование нотации С4 позволяет работать с одной моделью пользователям с разной специализацией, уровнем компетентности и погруженности в технические детали. На большом масштабе она отражает связи и зависимости в общих чертах, что необходимо руководителям для принятия принципиальных решений о свойствах архитектуры или согласования технического задания с разработчиком ПО. Контейнеры(синие прямоугольники) содержат внутри блок-схемы более глубокого уровня абстракции. Они детально отражают внутренние связи и взаимозависимости между компонентами системы, насыщены техническими подробностями, специализированными терминами и необходимы уже для работы программистов.

Всё как на обычной карте: на масштабе стран обозначаются основные связующие транспортные магистрали и крупные города. При приближении видны отдельные улицы, дорожные развязки, дома и коммуникации.

Отрисовка бизнес-процессов закупки в нотации EPC

Данная модель описывает последовательность шагов бизнес-процесса закупки. Границы процесса - ведение договоров(вход) и создание заказа на закупку(выход). Внутри находятся элементы обеспечивающие выполнение функции. Цвет элементов позволяет визуально определить на каком этапе совершается действие(подготовка, согласование, исполнение). Векторы отражают логику выполнения и последовательность действий. Таким образом схема моделирует и стандартизирует полный цикл процесса, с учетом юридических и IT-нюансов.

Отрисовка процессов пользовательской поддержки в BPMN 2.0

Схема графически отражает последовательность действий при обработке заявки в службу поддержки - от поступления, до закрытия. Роли обозначены дорожками(сотрудник IT-отдела, руководитель). Границы ответственности и уровни принятия решения четко разделены, последовательность действий прямая.

Шлюзами(ромбами) определены точки принятия решений: например, если на этом уровне проблема не может быть решена, запрос будет передан в соответствующий отдел. Такая схема будет полезной для составления рабочих инструкций, создания чек-листов и обучения новых сотрудников.

Универсальный инструмент отрисовки бизнес-процессов - PIX Процессная студия

• PIX Процессная студия - российская система, с широким набором функций и поддержкой работы с разными нотациями. Инструмент позволяет моделировать и описывать процессы любого уровня сложности, автоматически формировать реестры, а также создавать организационную структуру предприятия.
• Совместная работа в системе реализована через многопользовательский режим с гибкими настройками доступа. Функционирование платформы в закрытом контуре делает возможным применение на предприятиях с повышенными требованиями безопасности.
• В систему встроен полноценный ИИ-помощник по имени ИИгорь. Он умеет создавать диаграммы по текстовому описанию, преобразовывать схемы в текст, а также преобразовывать регламенты в модели бизнес-процессов. ИИгорь позволяет быстро описывать процессы без дополнительных трудозатрат, что качественно меняет подход к работе с бизнес-процессами компании и повышает продуктивность сотрудников.
• В настоящее время PIX Процессная студия доступна в версиях совместимых с операционными системами Windows и Linux.

Как избежать ошибок при отрисовке бизнес-процесса?

• В первую очередь стоит понимать, нет смысла рисовать схему ради схемы. Это не только не принесет пользы, но и может вызвать у работников отношение к визуализации как к чудачествам руководства. При верном целеполагании и понимании возможностей и функционала - это действенный инструмент повышения управляемости и отказоустойчивости процессов разных уровней, и более эффективной коммуникации с сотрудниками и контрагентами.
• Не стоит избыточно детализировать модели - они станут нечитаемыми, с плохо прослеживаемыми связями и взаимозависимостями. Для отрисовки на меньших масштабах лучше создать отдельные блок-схемы логически связанные с генеральной.
• Важно понимать предназначение каждой нотации и использовать для соответствующих задач. Это отдельные языки описания, а неуместное микширование нотаций приведет к недопониманию и ошибкам.
• Не забывайте распределять роли сотрудников или отделов на схемах. Так вы сможете избежать перехлеста зон ответственности, когда одна и та же работа может быть продублирована или выполнена некачественно, в расчете, что её выполнит кто-то другой.

Заключение

Бизнес-процессы - это и есть деятельность любой компании, как основная, так и вспомогательная. Отрисовка бизнес-процессов станет эффективным инструментом повышения их эффективности. Для освоения метода или отрисовки простых процессов, можно начать с использования общедоступных графических редакторов и создавать модели самостоятельно. Для визуализации сложных многоуровневых моделей, подготовки компании к автоматизации, мы рекомендуем доверить эту работу профессиональным бизнес-аналитикам с использованием специализированного софта.