Даже если в компании четко прописаны процессы и установлены регламенты, без аналитических инструментов оценить эффективность процессов практически невозможно — зачастую в реальности процессы отличаются от того, что написано на бумаге. Именно поэтому востребована технология Process Mining: она может показать процесс таким, какой он есть сейчас.
Process Mining — технология, которая собирает данные о том, как протекают процессы в компании и анализирует их. Она уже стала ключевым инструментом для анализа и оптимизации бизнес-процессов: по оценкам Deloitte, Process Mining собираются внедрить 96% компаний мира.
Process Mining выявляет узкие места, находит отклонения от регламентов, открывает возможности для оптимизации процесса, а также позволяет строить объективные прогнозы.
Максимальной эффективности Process Mining можно добиться при его сочетании с другими инструментами процессного управления. Решение, которое дает доступ к этим инструментам — платформа PIX Процессы от российского вендора PIX Robotics. PIX Процессы — это единая платформа для организации процессного управления, которая включает в себя:
- PIX Процессную студию — инструмент для описания и каталогизирования процессов;
- PIX Монитор задач — инструмент Task Mining, который позволяет проводить мониторинг бизнес-процессов на основе действий пользователей — кликов, нажатий клавиатуры;
- PIX Аналитик процессов — инструмент Process Mining, который собирает данные о процессах на основе событий в корпоративных системах и помогает провести анализ процесса целиком, от общей картины до отдельного действия.
Как работает технология Process Mining
Большинство инструментов класса Process Mining отслеживают цифровой след пользователей — это набор действий в системах и события, которые случились на основе этих действий (создание документа, согласование заявки и т.п.). Потом инструмент превращает все эти данные в наглядные визуализации.
Алгоритм работы Process Mining на примере PIX Аналитика процессов:
-
Конструирование сквозных процессов. На основе уже отрисованных процессов или с нуля создается сквозной процесс.
-
Сбор данных. PIX Аналитик задач присваивает каждому шагу процесса цифровой след, а потом собирает эти следы и формирует на их основе журнал событий. Цифровые следы преобразуются в шаги процесса, но пока что в непонятном для пользователя виде.
-
Визуализация процесса. PIX Аналитик задач представляет процесс в виде визуальной модели — графа, на котором можно проследить взаимосвязи шагов процесса, рассмотреть процесс целиком, изучить отдельные транзакции.
-
Анализ процесса. Инструмент визуализирует не только сам процесс, но и сведения, которые можно получить из его изучения: стоимость, временные затраты, количество задействованных сотрудников и ресурсов и другие.
Далее пользователю остается только вносить изменения на основе аналитики и мониторить их. Система постоянно обновляет данные о процессе — так что если вы решите как-то его изменить, сможете отслеживать влияние изменений и сравнивать с прошлыми результатами.
«Продукт PIX Аналитик процессов позволяет проанализировать сквозные процессы компании. В дополнении к другим модулям PIX Процессы, Аналитик процессов дает возможность спуститься на уровень каждой отдельной транзакции и понять, на каких шагах процесс перегружен, рассчитать фактическую стоимость процесса и его частей, а также выявить возможности для улучшения,» — комментирует Николай Буланов, директор по консалтингу PIX Robotics.
С помощью Process Mining также можно создавать цифрового двойника компании — виртуальную копию бизнеса. С ним можно вволю поэкспериментировать: внести изменения в процессы и быстро узнать результат, проверить гипотезы, чтобы потом применить наилучшие из них на практике.
Использование Process Mining актуально для любого бизнеса, вне зависимости от сферы деятельности и департамента компании. Руководитель направления процессной аналитики компании Anabasys Юлия Гусева привела примеры успешных кейсов, когда компаниям удалось изменить процессы с помощью Process Mining.
Кейс №1: DIY-ритейлер нашел способ ускорить процедуру закупок на 25%
В ритейле Process Mining может использоваться для анализа управления запасами или поставками, обработки заказов, обслуживания клиентов и других. Крупная розничная компания решила исследовать процесс некоммерческих закупок и повысить его эффективность — для этого идеально подходит Process Mining.
В ходе проекта команда изучила журналы событий с записями о реализации закупочных процедур, чтобы воссоздать шаги процесса. Процесс протекал в нескольких системах, поэтому для сбора данных о нем понадобился сквозной идентификатор — элемент, который прослеживается по ходу всего процесса от начала до конца. Для процесса закупок таким идентификатором стала заявка на закупку и ее жизненный цикл. С помощью Process Mining построили модель процесса и проанализировали основные этапы, их длительность и взаимосвязи.
Главное, что выявил анализ — точки процесса, на которые необходимо обратить внимание. Во-первых, участие менее квалифицированных специалистов, которые тратят больше времени на выполнение задач. Решение — настроить автоматизированный контроль разграничения полномочий. Во-вторых, более 80% закупочных позиций закупалось вне каталогов. Переработка каталогов позволила бы сократить время на этапах инициирования и контрактования.
Кроме того, команда увидела, как стандартизировать процесс закупок. Сотрудники по-разному его выполняли из-за избыточной информации в системе и недостаточной коммуникации между подразделениями компании. Когда процесс унифицировали, его эффективность повысилась.
По итогам проекта компания выявила, что при выполнении всех рекомендаций можно высвободить время части сотрудников и сократить длительность закупочных процедур на 25%. Это позволит сэкономить ресурсы и распределить их на стратегически важные задачи.
Кейс №2: Золотодобывающая компания повысила эффективность обслуживания оборудования
Металлургия — индустрия, которая сильно зависит от оборудования. Сломалась 1 машина — а встать может целый завод. Важно обслуживать технику согласно стратегии и в случае аварии оперативно ремонтировать. Именно такую цель поставила перед собой крупная золотодобывающая компания.
Чтобы оптимизировать процесс техобслуживания и ремонта оборудования, компания применила Process Mining. Проанализировали несколько аспектов процесса: планирование ремонтных заказов, отклонения сроков выполнения плановых работ и длительность простоев — периодов, когда оборудование не активно.
Во время анализа процесса планирования работ по ремонту удалось выявить узкие места, которые снижали эффективность процесса — длительные согласования, трата ресурсов на обработку неактуальных заказов и другие. Если эти лишние действия убрать, длительность процесса сокращается.
Анализ также открыл новые данные о простое оборудования. Оказалось, что некоторых периодов остановки оборудования можно избежать: для этого нужно перепланировать близкие по времени работы по ремонту и обслуживанию. Например, когда обслуживание оборудования или его отдельных участков запланировано на один день, но в разное время, то эти два периода можно объединить.
Заключение
Process Mining — технология, которая помогает бизнесу взглянуть на процессы под новым углом. А еще — увидеть нюансы, которые могут быть незаметны глазу, но оказывать огромное влияние на ход процесса. Process Mining открывает возможности для постоянного улучшения, которое делает бизнес более конкурентоспособным и эффективным.
