RPA – один из способов автоматизации бизнес-процессов. Но возникает вопрос – если программные роботы нужны для автоматизации, то зачем их внедрять, когда в компании уже есть IT-система и все хорошо работает. Отвечаем – RPA помогает максимально избавиться от рутины и практически полностью исключить ручной труд за компьютером.
Что такое классическая автоматизация бизнес-процессов
Классическая автоматизация – это внедрение в бизнес продуктов, которые автоматически собирают и структурируют нужные данные. Например, CRM-системы для аналитики продаж компании.
В крупных компаниях таких систем несколько. Одна может отвечать за бухгалтерский учет, вторая – за маркетинговые показатели, третья – за логистические процессы. Все эти системы можно связать между собой. Это позволяет быть уверенным в том, что сотрудники работают с одинаковыми данными, ускорить обработку информации в разных системах, снизить риск возникновения ошибок. Для «связывания» потребуется привлекать разработчиков. Они будут дорабатывать текущую инфраструктуру под решение конкретных задач.
Какие задачи решает автоматизация
Среди задач, которые решает автоматизация:
- подготовка документации и составление отчетов;
- хранение информации;
- расчет заработной платы и прочих выплат;
- управление номенклатурой.
Автоматизация в разы сокращает объем рутинных задач, которые раньше выполняли сотрудники. За счет этого увеличивается эффективность бизнеса и повышается уровень клиентского обслуживания.
Что такое RPA (программная роботизация бизнес-процессов)
RPA – программное обеспечение для роботизации бизнес-процессов. Программные роботы имитируют действия человека и выполняют те же задачи, что и сотрудник. Если процесс состоит из нескольких шагов и его можно описать схемой, то робот может выполнить его самостоятельно.
RPA можно считать более гибким вариантом автоматизации. Роботы не внедряются внутрь системы компании, а работают поверх нее. Цифровые сотрудники так же, как и человек, делают клики, вводят данные, поэтому для решения одной задачи могут работать с несколькими системами, сервисами и сайтами.
Какие задачи решает RPA (программная роботизация)
Программные роботы позволяют усилить эффект классической автоматизации. Они могут работать одновременно в нескольких системах. Это позволяет исключить рутинные перенос данных между программами и проверку корректности переноса.
Классическая автоматизация и RPA: отличия
И классическая автоматизация, и роботизация справляются со своей задачей – снимают с человека рутину. В то же время между этими процессами есть отличия. На них стоит обратить внимание при выборе решения по внедрению новых технологий в компанию.
Необходимость в изменении инфраструктуры
Если говорить о крупных компаниях, то их IT-инфраструктура включает в себя множество корпоративных систем с модулями и сторонними сервисами. Некоторые из них могли устареть, а их написанием занимались сотрудники, которые уже не работают в компании. Если же компания захочет связать все системы, то структуру потребуется менять.
Для внедрения RPA-решений не требуется идти на такие жертвы. Программные роботы с легкостью могут работать в рамках существующей IT-системы.
Стоимость внедрения
Стоимость напрямую вытекает из предыдущего пункта. Классическая автоматизация обходится компаниям намного дороже. При этом такая стоимость не всегда может быть оправдана. Например, если бизнес не оценил значимость процесса, временные затраты на него, то возникает риск получить автоматизированный процесс, не приносящий заметного результата.
Роботизация для таких случаев – более надежный вариант. Стоимость внедрения гораздо ниже. Если робот покрывает большую часть рутинных задач, то его стоимость может окупиться уже через месяц.
Скорость внедрения
Для классической автоматизации потребуется менять IT-систему. А для внедрения изменений придется привлекать дополнительных специалистов, которые свяжут модули корпоративных систем. RPA же выступает коробочным решением. Первого робота можно внедрить уже в течение месяца.
Классическая автоматизация и RPA: что выбрать
По сути, классическая автоматизация – более выгодный вариант, когда бизнес полностью не автоматизирован. Однако в крупных компаниях системы автоматизации уже есть и их много. Чтобы связать их между собой, потребуется прописывать код вручную. Это обходится дорого и занимает много времени. Именно здесь и поможет робот. Он дополнит текущую инфраструктуру и возьмет на себя ручные задачи.
Например, у крупной компании есть центр управления закупками и база с сотнями контрагентов. Эта база должна регулярно проверяться – не обанкротилась ли компания, не ушла ли она с рынка. Для этой задачи нужно нанять десятки людей, что невыгодно бизнесу, поэтому информацию о контрагентах проверяют только при проведении операции. Выгоднее запрограммировать робота, который будет заниматься только проверкой и всегда предоставлять актуальную информацию.
Дополнительно роботы помогают оценить необходимость в дальнейшей автоматизации. Например, у компании есть бизнес-процесс, для которого нужно одновременно работать в нескольких системах. Руководители уверены, что классическая автоматизация поможет снять ручную работу с сотрудников. В то же время непонятно, стоит ли все-таки связывать системы на уровне автоматизации. Вдруг она не ускорит работу и не окупится. Стоимость робота позволит проверить это без больших финансовых вложений и без привлечения большой команды специалистов.
Автоматизацию лучше выбирать, если написание связки программ обойдется дешевле и займет меньше времени. Если же выгоднее внедрить RPA, то тогда лучше отдать предпочтение программным роботам.
Реальный опыт: робот PIX и расчет премии в сети АЗС
Отойдем от абстрактных примеров и расскажем, как роботы помогли реальной компании. Цифровых сотрудников внедряли в работу сети АЗС для автоматического расчета премии кассирам.
Расчет осложнялся тем, что категорий дополнительной платы было несколько – за каждый проданный товар кассир получал разный бонус. Из-за этого бухгалтеры не всегда успевали вовремя изучить все чеки, а кассиры не всегда получали свои выплаты вовремя.
Робот PIX снял эту нагрузку с бухгалтеров. Цифровой сотрудник заходит на платформу оператора фискальных данных, формирует пробитые чеки по кассам и раскладывает товары по группам. Все эти задачи робот выполнят в браузере, а не в 1С, что намного быстрее.
Выстроить такой процесс на уровне классической автоматизации было бы дорого и трудозатратно. Запуск робота обошелся компании в 200 тысяч рублей.
Наш опыт показывает, что программные роботы идеально подходят для крупных компаний. Бизнесу успешно удается отладить процессы, которые не удается решить классической автоматизацией и сделать это в короткие сроки.