Как компании развивают роботизацию: сценарии
Внедрение программных роботов у всех начинается с этапа проверки. На этом этапе запускают пилот — роботизируют один процесс и оценивают необходимость в дальнейшей роботизации. Дальнейшее развитие проходит по одному из 4 сценариев:
- Угасание — в компании внедрили робота, результат понятен, но дальнейший потенциал непонятен, поэтому процесс затухает. На практике внедрения такой этап бывает очень часто, если нет методологии.
- Плато — в компании внедрили несколько роботов, приносятся небольшую экономическую выгоду, но больше развития в этом направлении нет.
- Умеренный рост — практика роботизации есть, но развивается она медленно: небольшими шажками компания запускает по несколько новых роботов, но взрывного роста не происходит.
- Масштабирование – компания активно роботизирует бизнес-процессы и кратно масштабирует роботизацию на всю компанию и думает, как охватить больше процессов и отделов.
Как правильно искать бизнес-процессы для роботизации
Способов для поиска достаточно много. Некоторые направлены на прямой поиск процессов, а другие направлены на мотивацию сотрудников поучаствовать в этом поиске. Вот часть возможных вариантов, как это можно реализовать на практике:
Использование знаний экспертов. Экспертами могут выступать как ведущие IT-специалисты, аналитики и специалисты центра компетенций внутри компании, так и сторонние специалисты. Также можно изучать «истории успеха» в других организациях и отраслях, а затем адаптировать решения под свои процессы.
Общение с сотрудниками. Цель этого направления — выяснить, какие задачи выполняют сотрудники, сколько времени они занимают, как выполняются сейчас и есть ли способы их ускорить. Например, можно проводить ознакомительные встречи на местах и создавать опросники. Чтобы повысить эффективность коммуникации, можно дополнительно мотивировать сотрудников — вводить призы, переводить на рабочие места в отдел автоматизации и пр. Так роботизация будет идти не столько сверху вниз, но и наоборот — инициативу будут проявлять подчиненные.
Анализ существующих процессов. Для этого нужно проверять существующую документацию и регламенты на действующие бизнес-процессы и выгружать данные и отчеты из корпоративных систем, чтобы анализировать выполнение задач и эффективность сотрудников.
Еще один эффективный способ — кайдзен. Суть этой практики в том, что руководитель любого звена временно выполняет функции подчиненных сотрудников или смежных подразделений
Кайдзен помогает управленцам оценить текущую ситуацию в компании на своем опыте и определить направление работ, которое поможет повысить эффективность подразделения.
Какие инструменты помогут найти задачи для роботов
Чтобы найти процессы для роботизации важно точно понимать две вещи: из каких процессов состоит вся деятельность организации и сколько ресурсов уходит на каждый из них. И для первого, и для второго есть подходящие инструменты. Например, PIX PM и PIX BI.
PIX Процессы. Это решение для управления бизнес-процессами. В нем мы можем выстраивать иерархию всей деятельности компании и детализировать даже мельчайший процесс.
После запуска цифрового сотрудника в работу, в PIX PM мы можем посмотреть, как роботизация одного процессов влияет на другие. Например, можно внедрить робота, ускорить один процесс, а вместе с ним ускорить и более крупный процесс, а может быть и такое, что робот ускорил один процесс, но из-за этого замедлился другой.
Без PIX PM такую взаимосвязь мы можем выстроить только гипотетически или на основе обратной связи от сотрудников, а с PIX Процессы это можно посмотреть без лишней траты времени.
По сути успешное внедрение роботов уже подразумевает деятельность в рамках процессного управления. В противном случае для каждого робота придется выстраивать логику работы с нуля.
PIX BI. В BI-системе мы загружаем данные из источников, которыми пользуется компания. Все эти данные отображаются в виде диаграмм. Можно легко отслеживать эффективность сотрудников и определять самые ресурсозатратные процессы. На основе этого можно принимать решение о том, какой процесс можно поручить роботу.
Кроме того в BI мы можем оценивать эффективность роботов — смотреть на изменение производительности до и после внедрения RPA.
Для масштабирования нужен постоянный поиск процессов
Главный принцип успешной цифровой трансформации — постоянное развитие. Если вы роботизировали одну задачу в большом процессе, то это хороший шаг вперед, но он недолжен быть последним. Нужно из раза в раз анализировать процессы заново, определять, какие можно доработать и ускорить с помощью роботов, и внедрять новые изменения. Только так роботизация даст кратный результат, а не останется на этапе пилота или угасания.
Получите больше информации о поиске процессов
Команда PIX подходит к роботизации бизнес-процессов по принципам методологии ПРОМ. Это большой свод рекомендаций, которые точно пригодятся на практике: советы по поиску и оценке процессов, подходящих для роботизации, оценка эффективности и экономической выгоды роботизации и не только. Здесь мы рассказали только о небольшой части успешного поиска процессов.
